Dado que existe cierta confusión entre algunos autónomos y que otros intentan deducirse cualquier factura o ticket a su nombre que cae en sus manos, vamos a intentar dejar claro en esta entrada qué gastos puede deducirse un autónomo y cuales no, así como algunos cambios previstos para 2018.
Requisitos de deducibilidad de un gasto.
Para que un gasto pueda ser considerado como deducible ha de cumplir tres requisitos esenciales:
Deben ser gastos afectos a la actividad económica del autónomo.
Deben estar justificados mediante facturas, con la salvedad obvia de aquellos gastos que por su propia naturaleza no se plasman en facturas (nóminas, seguros sociales, gastos financieros, seguros, …).
Deben haber sido registrados en los registros contables del autónomo (libros de ingresos y gastos, o de inversiones, o en la contabilidad en su caso).
De esos tres criterios, hay que hacer especial mención al de la afección del gasto a la actividad profesional o empresarial. Ante una comprobación o inspección fiscal el autónomo ha de estar en disposición de poder demostrar que los gastos deducidos corresponden a su actividad y no a su vida privada. En el caso de algunos gastos, debido a la dificultad para delimitar si están o no afectos a la actividad, se aplica un porcentaje que se considera deducible. Por ejemplo, en el caso del teléfono móvil, si el autónomo sólo dispone de una línea móvil que utiliza tanto en su vida privada como profesional, sólo podrá deducirse el 50%, ya que el resto se consideraría de uso particular. Lo mismo ocurre en el caso de que el autónomo trabaje en su vivienda habitual, en cuyo caso podrá deducirse parte de los suministros y servicios, en función del porcentaje de afección de la casa a la actividad empresarial.
El principio fundamental a tener en cuenta es que todo gasto vinculado con la actividad profesional del autónomo es deducible, aunque la carga de la prueba recae sobre el autónomo, de manera que deberá poder justificarlo adecuadamente.
Algunos autónomos tienden a deducirse todo tipo de gastos, incluso no afectos a la actividad, o que, por su naturaleza, no son deducibles. Esto, aparte de las indeseables consecuencias fiscales que puede acarrear en caso de inspección, puede llevar al autónomo, si no lleva un registro muy meticuloso y detallado, a distorsionar la información que se deriva de sus registros contables, y por tanto, a no tener una visión realista de los resultados económicos de su actividad.
Por lo que respecta al segundo punto, es aconsejable que el autónomo pida factura de todo gasto que pretenda incorporar como deducible en sus libros. Los tickets y facturas simplificadas, no son deducibles si no permiten identificar quién ha realizado el gasto; es decir, tiene que aparecer el nombre completo y NIF del interesado para poder deducirlo.
Relación de gastos deducibles en el IRPF
Consumos de explotación:compras de mercaderías, materias primas y auxiliares, combustibles, elementos y conjuntos incorporables, envases, embalajes y material de oficina.
Sueldos y salarios:pagos a los trabajadores en concepto de sueldos, pagas extra, dietas y desplazamientos e indemnizaciones.
Seguridad social a cargo de la empresa, tanto de los trabajadores como del propio empresario autónomo.
Otros gastos de personal:formación, seguros de accidentes, regalos y liberalidades justificables y aportaciones a planes de pensiones o de previsión social.
Arrendamientos y cánones:alquileres, cánones, arrendamiento financiero (leasing).
Reparaciones y conservación: gastos de mantenimiento, limpieza, reformas.
Servicios de profesionales independientes:honorarios de economistas, abogados, auditores, notarios, agentes comerciales, etc.
Otros servicios exteriores:trabajos realizados por otras empresas, investigación y desarrollo, transportes, primas de seguros, servicios bancarios, publicidad, relaciones públicas, suministros de electricidad, agua y telefonía.
Tributos fiscalmente deducibles:el impuesto de bienes inmuebles (IBI), el impuesto de actividades económicas (IAE) y otros tributos y recargos no estatales y tasas, recargos y contribuciones estatales.
Gastos financieros e intereses.
Amortizaciones del inmovilizado.
Pérdidas por deterioro del valor de los elementos patrimoniales.
Otros gastos deducibles: adquisición de libros, suscripción a revistas profesionales, gastos de asistencia a eventos relacionados con la actividad (cursos, congresos, conferencias), cuotas de asociaciones empresariales, corporaciones y cámaras de comercio, así como las primas de seguro de enfermedad satisfechas por el autónomo para sí mismo, su cónyuge o hijos menores de 25 que convivan en el domicilio familiar, con un máximo de 500 euros por persona.
Provisiones deducibles y gastos de difícil justificación: con la entrada en vigor de la reforma fiscal, a partir de enero de 2015 se establece un tope anual de 2.000 euros a la deducción en estimación directa simplificada del 5% del importe del rendimiento neto previo.
Provisiones fiscalmente deducibles:sólo los autónomos en estimación directa normal podrán desgravar las facturas impagadas o los gastos derivados de devoluciones de ventas.
Gastos deducibles con un tratamiento específico: local, vehículo, teléfono móvil, viajes, vestuario
Existen gastos que presentan algunas peculiaridades y controversias, y que aun siendo gastos habituales entre los autónomos, dan lugar a dudas sobre su deducibilidad y la cuantía de la misma, todas ellas derivadas del grado de vinculación o afectación con la actividad empresarial.
Local u oficina específicos para la actividad
Este caso no presenta problema alguno. Mediante el 036/037 se notifican a Hacienda los datos del local, o el cambio del mismo en su caso. Todos los gastos relacionados con ese local específico de la actividad serán deducibles: alquiler, obras de adecuación, comunidad, electricidad, agua, teléfono, seguros, etc., o bien la amortización si en vez de alquiler se hubiera adquirido en propiedad.
Local u oficina en casa
En este caso hay que notificarle a la Agencia Tributaria, a través de los modelos 036 o 037, el porcentaje del domicilio que se va a dedicar a la actividad.
Todos los gastos asociados a la vivienda serán deducibles en el porcentaje informado.
Teléfono móvil
El autónomo que dispone de una única línea móvil sólo puede desgravarse el 50% de las facturas, ya que Hacienda supone que el otro 50% es de consumo privado. En caso de que el volumen de llamadas relacionadas con la actividad profesional lo justifique, puede ser aconsejable tener una línea para la actividad deducible al 100% y otra particular no deducible.
Vehículo particular y gastos derivados (reparaciones, carburantes, seguro …)
. La generalidad de los autónomos no podrá deducirse estos gastos en el IRPF. Sólo podrán deducirse un 50% del IVA soportado. En el IRPF sólo se admiten íntegramente como gastos deducibles en el caso de autónomos que se dediquen a actividades de transporte de viajeros o mercancías, autoescuelas y actividades comerciales
Gastos de viaje y representación
Todos gastos de desplazamiento en transporte público y los de estancia en hoteles y gastos de manutención son deducibles, aunque, como siempre el autónomo deberá poder justificar y demostrar que los mismos están relacionados con las actividades empresariales.
Lo mismo ocurre con las comidas de trabajo, que sólo podrán deducirse si el autónomo es capaz de justificar de forma fehaciente que están relacionadas con la actividad, y siempre dentro de la lógica concreta de cada actividad. Por ello, es aconsejable anotar en el reverso de la factura con quien se comió y con qué objeto.
Gastos de vestuario
Como norma general, sólo es deducible el gasto en vestuario profesional como ropa de protección, uniformes u otras prendas con el logotipo del negocio.
Gastos no deducibles
Los siguientes conceptos de gasto no serán deducibles en ningún caso:
Multas y sanciones, incluidos los recargos por presentar fuera de plazo las declaraciones.
Donativos y liberalidades.
Pérdidas del juego.
Gastos realizados con personas o entidades residentes en paraísos fiscales.
IVA soportado que resulte deducible en la declaración del IVA.
Novedades para 2018: suministros y dietas
La Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo, además de ampliar la tarifa plana de autónomos y flexibilizar algunos aspectos de las cotizaciones, contempla importantes novedades en relación con la deducibilidad en el IRPF de suministros y dietas.
Suministros domésticos del autónomo que trabaja en casa: Hasta la fecha, en el caso del autónomo que trabaja en casa no se aceptaba desgravación alguna de los gastos de la vivienda, salvo en el poco habitual caso de disponer de contadores independientes. A partir de enero de 2018, el autónomo que haya notificado a Hacienda a través del modelo 036 que trabaja desde su casa, podrá desgravarse en el IRPF hasta un 30% de los suministros de luz, agua, gas, teléfono e internet.
Gastos por dietas de manutención: el autónomo podrá deducirse hasta 27,27 euros diarios cuando no pernocta fuera de su domicilio y 53,34 euros diarios cuando sí lo hace, en España (48 y 91,35 euros respectivamente si es en el extranjero). No obstante, como siempre, corresponderá al autónomo justificar y demostrar que son gastos adscritos al desarrollo de la actividad económica, en establecimientos de restauración y hostelería, que se abonen por medios electrónicos y obviamente que se disponga de la correspondiente factura. Hacienda ha advertido que aumentará su vigilancia sobre este tipo de gastos, que, dicho sea de paso, siempre se han deducido indebidamente por muchas empresas. Y hay que estar ojo avizor porque, aunque se admiten comidas en la población de residencia del autónomo, estas deben siempre estar relacionadas con la actividad, y este extremo ser demostrable.